Informativa privacy

Il titolare del trattamento è lo studio che gestisce la room, indicato qui sotto. Per qualsiasi domanda sui tuoi dati, o per esercitare i tuoi diritti, scrivi all'indirizzo email indicato.

L'app è sviluppata e ospitata da un fornitore tecnico che tratta i dati per conto dello studio, come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR).

L'informativa riguarda:

• i professionisti (personal trainer, nutrizionisti, osteopati e altri) che si registrano, inviano la richiesta e prenotano la room;
• chi visita le pagine pubbliche del sito.

FITROOM non raccoglie dati sui clienti dei professionisti: le prenotazioni non contengono nomi di clienti né note libere su di loro. Ti chiediamo di non inserire dati dei tuoi clienti nell'app, per esempio nel motivo di una disdetta.

• Dati di contatto e di profilo: nome, indirizzo email, telefono, tipo di professione, partita IVA (facoltativa) ed eventuale intestazione per la fatturazione.
• Dati di accesso e sicurezza: i codici di accesso monouso inviati via email (conservati in forma cifrata, validi 10 minuti), le sessioni di accesso con indirizzo IP e tipo di browser, la lingua preferita.
• Dati delle prenotazioni: room, date e orari, stato, spostamenti, disdette con l'eventuale motivo e lo storico delle modifiche.
• Dati dei pagamenti: importi, stato, rimborsi e riferimenti delle transazioni Stripe. I dati della carta li inserisci sulla pagina di pagamento di Stripe e non arrivano mai ai server dell'app.
• Comunicazioni: le email di servizio che ti inviamo (codici di accesso, esito della richiesta di registrazione, conferme, spostamenti, disdette, rimborsi, promemoria).
• Notifiche push, solo se le attivi tu: l'indirizzo tecnico che il tuo browser ci dà per raggiungerlo, le due chiavi con cui cifriamo il messaggio e il nome del browser, per distinguere i tuoi dispositivi. Servono solo a recapitare i promemoria e li cancelli disattivando le notifiche.

Non trattiamo dati sanitari né altre categorie particolari di dati. Sulle pagine pubbliche non usiamo strumenti di statistica o di profilazione.

Se usi l'assistente, nell'app o su Telegram, trattiamo i messaggi che scrivi, le risposte e i dati che l'assistente legge per risponderti: le tue prenotazioni, le disponibilità della room, gli importi e gli estratti conto.

• L'assistente è un sistema di intelligenza artificiale, e te lo diciamo sempre: nell'app accanto alla chat, su Telegram quando lo colleghi e a ogni nuova conversazione.
• Non decide niente da solo: ogni modifica (prenotare, disdire, spostare, mettersi in coda, pagare) avviene solo dopo che l'hai confermata tu.
• Le risposte sono generate da un modello linguistico di Anthropic (Claude), tramite Vercel AI Gateway, con l'elaborazione nell'Unione europea, senza che il fornitore del modello conservi i dati o li usi per addestrare i propri modelli.
• Le note scritte liberamente dallo studio (per esempio il motivo di un blocco della room) vengono prima controllate da un servizio di sicurezza, TypeSafe AI, negli Stati Uniti: riceve solo quel testo, mai nomi o dati di contatto.
• Su Telegram i messaggi passano anche dai server di Telegram, secondo l'informativa privacy di Telegram.

Le conversazioni restano disponibili per riprenderle. Il periodo di conservazione sarà indicato nella versione definitiva di questa informativa.

Se colleghi il tuo Google Calendar da «Il mio profilo», l'app crea nel tuo account Google un calendario a parte, «FITROOM», e ci copia le ore della room che ti riguardano:

• se sei un professionista, le tue prenotazioni: orario, room, indirizzo dello studio e il link all'app;
• se sei l'host, tutte le ore della room: le tue, quelle dei professionisti (come «Occupato» oppure con il loro nome, se scegli così), i blocchi e le chiusure con il loro motivo.

Il permesso che chiediamo a Google consente all'app di creare quel calendario e di gestire solo i suoi eventi: l'app non legge il resto del tuo calendario e non conosce l'indirizzo del tuo account Google. Conserviamo, cifrato, il codice che Google ci rilascia per aggiornare il calendario. Su Google non finiscono dati di pagamento né dati dei clienti dei professionisti.

Il collegamento è una tua scelta e lo togli quando vuoi con «Scollega»: l'app elimina il calendario «FITROOM» dal tuo account, restituisce il permesso a Google e cancella il codice. Gli eventi nel tuo account Google sono trattati da Google secondo la sua informativa privacy.

• Creare e gestire il tuo account, valutare la richiesta di registrazione e permetterti di prenotare, pagare, spostare e disdire la room: esecuzione del contratto e di misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR).
• Inviarti le email di servizio legate all'account e alle prenotazioni: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR).
• Tenere la contabilità, produrre l'estratto conto mensile e rispettare gli obblighi fiscali: obbligo di legge (art. 6.1.c GDPR).
• Proteggere l'account e il servizio (sessioni di accesso, storico delle modifiche alle prenotazioni, prevenzione degli abusi): legittimo interesse del titolare alla sicurezza (art. 6.1.f GDPR).

Non usiamo i tuoi dati per il marketing e non li vendiamo.

Nome, email e telefono servono per registrarti e prenotare: senza questi dati non possiamo gestire la tua richiesta. La partita IVA è facoltativa.

• Dati dell'account e del profilo: per tutta la durata del rapporto con lo studio. Dopo la chiusura dell'account vengono cancellati o resi anonimi, salvo quelli del punto successivo.
• Pagamenti, rimborsi, prenotazioni pagate ed estratti conto: per il tempo richiesto dalla normativa fiscale e contabile.
• Codici di accesso: validi 10 minuti.
• Sessioni di accesso: scadono 7 giorni dopo l'ultimo rinnovo.
• Sottoscrizioni alle notifiche push: finché le tieni attive. Le cancelliamo quando le disattivi e al primo invio che il servizio di notifica rifiuta perché la sottoscrizione non esiste più.

I periodi di conservazione precisi saranno indicati nella versione definitiva di questa informativa.

• L'host e il personale autorizzato dello studio, per gestire richieste di registrazione, prenotazioni e pagamenti.
• Il fornitore tecnico che sviluppa e gestisce l'app, come responsabile del trattamento.
• I fornitori di servizi usati dall'app, come sub-responsabili: Vercel (hosting dell'app, con le funzioni nella regione di Francoforte), Neon (database, Francoforte), Stripe (pagamenti e rimborsi), Resend (invio delle email, dalla regione UE in Irlanda).
• Autorità e consulenti dello studio, per esempio il commercialista, quando serve per obblighi di legge.
• Per l'assistente: Vercel (AI Gateway) e il fornitore del modello, Anthropic, tramite Google Vertex AI o Amazon Bedrock nell'Unione europea; per il controllo delle note libere, TypeSafe AI. Per chi collega Telegram: Telegram. Per chi collega Google Calendar: Google, nel calendario «FITROOM» del proprio account.

I dati non vengono diffusi.

Il database e l'app sono ospitati nell'Unione europea. Alcuni fornitori sono società statunitensi o trattano parte dei dati negli Stati Uniti: Stripe (elaborazione dei pagamenti), Resend (dati dell'account e registri di invio) e Vercel (gestione della piattaforma). Per questi trasferimenti si applicano il Data Privacy Framework UE-USA, per le società certificate, oppure le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea. Per l'assistente, il controllo delle note libere avviene negli Stati Uniti (TypeSafe AI); se colleghi Telegram, i messaggi transitano dai server di Telegram, anche fuori dall'Unione europea. Se colleghi Google Calendar, il calendario «FITROOM» è conservato da Google (Google LLC, certificata secondo il Data Privacy Framework UE-USA) nel tuo account, anche fuori dall'Unione europea.

In qualsiasi momento puoi chiedere di:

• accedere ai tuoi dati e riceverne una copia;
• correggerli o aggiornarli (nome, tipo di professione, telefono e partita IVA li modifichi anche da solo nella pagina Profilo);
• cancellarli, nei limiti degli obblighi di conservazione;
• limitarne il trattamento o opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse;
• riceverli in un formato strutturato e leggibile (portabilità).

Per farlo scrivi all'indirizzo email del titolare indicato al punto 1. Hai anche il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

Non prendiamo decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati e non facciamo profilazione. L'approvazione delle richieste di registrazione la decide l'host dello studio.

Se l'informativa cambia, pubblichiamo la nuova versione su questa pagina: la data in alto indica l'ultimo aggiornamento.